铁山智能分类
铁山智能分类
把混合的分开
混杂的文件和杂乱无章的记录不仅仅是令人讨厌。它们是一种负担，可能会增加存储成本，增加发现和诉讼风险，并阻碍关键信息的流动。
但是，如果你能有效地将混杂在一起的文件分开，并且知道哪些文件应该保留，哪些文件应该合理地销毁，哪些文件应该数字化，哪些文件可以用于资产剥离、法律事务或其他业务需求，那会怎么样呢?如果你能做到这一切，而不需要一个复杂的、劳动密集型的发现项目呢?
有了铁山智能排序，你就可以了。智能排序是一个简单和预算友好的解决方案，以帮助您最终获得控制您的记录库存。
铁山智能排序是如何工作的
之前
混合文件和事件日期的复杂性使您无法对记录库存做出合理的决策。
决定保留、销毁或数字化哪些文件。
智能排序过程
- 从纸盒中取出所有文件。
- 扫描/输入文件ID并接收即时排序结果。
- 按销毁日期、记录类型、唯一标识符或任何你需要的东西对文件进行排序和重新装箱。
后
在Smart Sort项目结束时，您将完全了解最新的文件级库存，以便您可以快速找到所需的内容，并启用持续的可防御处置过程。
智能排序图片库
智能排序过程遵循铁山公司的安全程序，由经过审查和培训的员工完成。
铁山的Smart Sort处理中心已准备就绪，可以满足您项目的特定要求。
Smart Sort是一种技术支持的解决方案，它使用来自核心业务应用程序和记录保留计划的信息来对文件处置做出即时决策。
我们通过捕获在文件外部找到的唯一文件ID来启动智能排序过程。我们通过扫描条形码或手动输入文件ID来完成。
一旦捕获了文件ID，使用从您的核心业务应用程序中提取的数据和记录保留计划，Smart Sort就会立即实时地告诉我们该文件的结果，然后我们相应地进行排序和重新装箱。
您可以决定如何对记录进行排序。例如，按销毁资格年份、记录类型、唯一标识符或您需要的任何内容排序。
对于符合保留要求并可合理销毁的文件，包装盒用黑色包起来，并明确标明销毁。
铁山的员工在智能排序过程中接受过专门的培训，并将熟练地执行您的项目。
控制您的记录库存与铁山智能排序。
学习如何聪明的排序可以帮助你的业务
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了解美国一家大型医疗中心如何通过将纸质记录移到异地来节省患者护理空间。他们利用Iron Mountain Smart Sort在搬家前对文件进行排序、重组和筛选。这提高了库存的可见性，并节省了超过100万美元的存储成本。
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了解一家大型私人医疗保健提供商如何使用Iron Mountain的Smart Sort解决方案对其整个记录库存进行排序和重组，并建立一个可防御地销毁所有当前和未来记录的流程。其结果是提高了合规性，提高了库存准确性，降低了风险，并将存储成本降低了40-50%。
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铁山聪明的排序为公司剥离扫清了道路
了解一家涉及重大资产剥离的大型保险公司如何依靠铁山智能排序快速确定哪些业务记录要保留，哪些业务记录要移交给买家。与使用内部资源相比，使用Smart Sort可以在更短的时间内以更低的成本完成项目。
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常见问题
我们可以在您的工厂或我们的工厂执行智能排序项目。
我们将在铁山工厂整合库存，然后进行智能排序项目。在项目完成时，我们只存储那些需要保留的记录。智能排序过程识别符合保留要求并且可以被防御性地销毁的文件。有了清理后的库存，您可以通过只存储那些需要保留以满足遵从性需求的文件来降低成本。
我们需要您的核心业务应用程序(主患者索引、政策或贷款管理系统、病例档案管理系统等)的信息以及最新的记录保留时间表。
是的，每个项目都是根据您的记录保留策略和特定要求定制的。
- 您将从带有事件日期保留规则(贷款、保单、索赔、患者记录、案例文件、人力资源记录等)的核心业务记录的Smart Sort项目中获益最多。
- 不建议使用公司/商业记录(工资记录、发票等)。
您选择您想要进行的方式，项目将根据您的需求、目标和预算进行定制。
- 智能排序过程利用您的保留时间表和规则来创建文件审查和处理的标准化方法。这种基于规则的方法使我们能够提供一致且可防御的输出。
- 在智能排序过程结束时，我们将提供一份报告，为您提供文件级别的可见性和每个文件的相应处置。此报告使您能够保护对每个文件所采取的操作。
- 欲了解更多信息，请阅读聪明的排序提供了一条防御性处理的途径。
