发表在2022年3月11日
我们知道记录的积累和失控是多么简单。要弄清楚你拥有什么，什么必须保留，什么必须销毁，什么必须数字化，这是一项耗时耗力的工作。如果没有适当的过程和控制，很容易过度保留文件，这使得难以满足您的信息治理和组织目标。结果是:
- 增加的成本
- 不必要的合规风险
- 由于您的记录库存能见度差而导致生产力下降
那么，记录和信息管理(RIM)专业人员面临的是什么必威betway呢?
对成千上万个充满混合文件的盒子进行排序并非易事，复杂的基于事件的保留规则增加了复杂性。通常情况下，RIM的管理人员在有限的预算、有限的资源和极少的支持下独自处理所有这些问题。
为了实现你的目标，采取自己动手(DIY)的方法似乎是可行的，但这可能会带来重大挑战，包括:
- 成为收藏狂。当面对组织记录清单的艰巨任务时，永久保存文件似乎更容易。但接下来你必须考虑年度存储成本，以及你仍然没有进一步控制库存的事实。保留所有内容会增加复杂性、不必要的风险，并且难以满足不断变化的记录保留要求。
- 陷入困境，然后放弃。一想到要查看成千上万个装满文件的盒子就会让人不知所措。检索一箱又一箱的记录、审查每一个文件以及作出处置决定的过程需要大量的资源。很容易理解为什么RIM团队会对DIY的方法感到沮丧，中途退出，或者干脆在项目开始前结束。
- 与手工审查和寻找正确的专业知识作斗争。想象一下，用所需的专业知识来查看记录目录中的每一个文件，就是否保留、销毁或数字化单个记录做出自信、合理的决定。如果没有技术和自动化流程，团队将陷入困境，面临数月甚至数年的工作。
与其自己动手，不如考虑自己动手(或者不要自己动手)一个合作伙伴通过技术、可防御和可重复的流程以及专业知识来帮助您控制您的记录库存。
看看我的后续帖子如果你认为DIY方法对你的团队来说不是一个好的选择，你应该怎么做。