简化操作并跨业务竖井连接数据
像您这样的领导者一直在试图从业务流程中删除或至少减少基于纸张的信息。但是,当纸质邮件不断到来并继续成为你运营流程的核心部分时,从你的工作场所中移除纸张是不可能的。当您有一个分布式的工作人员,无论他们的位置如何,都需要安全及时地访问他们的邮件时,访问基于纸张的邮件是一个更大的挑战。
传统的收发室依赖人工系统和流程,这是劳动密集型的,容易出现人为错误。随着组织考虑缩小规模和/或优化房地产空间,他们需要简化操作并跨业务竖井连接数据。铁山可以提供帮助。
改变收发室
Iron Mountain Digital Mailroom解决方案是一种软件即服务(SaaS)产品,通过对物理邮件进行数字化,为员工提供安全的访问和检索,自动化以文档为中心的流程,并跨平台连接数据,使您能够提高操作效率。
- 将您的邮件从物理转换为数字与可审计的监管链
- 通过您拥有和管理的基于角色的权限,向授权用户随时随地提供对安全存储库中的邮件的访问和接收
- 为以文档为中心的流程的自动化和协作创造机会
- 通过跨业务竖井连接数据,获得运营洞察力并提高效率
- 减少您的物理足迹和相关的房地产支出
- 通过使用端到端解决方案来整合供应商
工作原理
铁山数字收发室解决方案很容易设置,因为它是使用。
- 在您指示邮政服务重定向您的邮件后,铁山将接收邮件并将其传输到我们的安全扫描设施。你的邮件永远不会离开铁山的监管链。
- 铁山专家扫描并自动捕获邮件的关键字,这样数字化的副本就可以自动路由到预期的收件人。您可以选择请求捕获与组织相关的其他关键字。
- 您可以通过异常处理来控制最终的接收者是谁。
- 您的电子信息在静止和通过安全网络传输时将被加密。
- 您可以在我们的安全信息管理和内容服务平台Iron Mountain Insight中搜索和访问数字化邮件必威betway®
- 您拥有和管理的基于角色的权限确保只有授权的用户才能查看和共享邮件。
- Iron Mountain可以通过存储、安全粉碎或退回邮件来帮助您处理物理邮件。
安全性和遵从性
我们非常重视安全,这就是为什么95%的财富1000强公司信任铁山公司,将他们的关键和敏感记录交给我们。70多年来,我们一直致力于保护敏感数据,并为60多个国家的广泛行业提供服务。您可以放心地知道,您的信息在我们的端到端解决方案中是安全的-从我们的安全卡车中拾取重新路由的纸质邮件,在我们的扫描中心进行数字化处理,到自动将您的邮件路由到预期收件人,并按照您要求的方式处理您的纸质邮件(安全存储、粉碎或退回邮件)。
您的数字文档存储在铁山洞察®是一个信息必威betway管理和内容服务平台,利用国家标准与技术研究院(NIST)网络安全框架(CSF)作为我们的企业安全框架。铁山洞察®符合行业标准,包括但不限于:
- HIPAA
- FedRAMP / FISMA
- GDPR
- Soc 2第II类
- 和ISO27001
的安全性了解更多铁山洞察®
客户成功故事
收发室现代化:随着组织的需要而发展
对于企业来说,纸质通信一直是主要的和可靠的。像发条一样,邮件来了,邮件出去了。但是所有传入的文档都需要及时有效的分发、确认和操作。
点击下面的方框,了解关于这三种类型的收发室的更多信息,以及如何使您的收发室现代化。
传统的收发室是大量入站物理邮件的入口点,这些邮件需要后台操作来分类和分发。这可能导致:
- 延迟员工的工作效率,以便跨部门将邮件分类并发送给正确的人
- 糟糕的客户体验
- 潜在的合规性和监管后果
- 敏感资料遗失
- 支持远程劳动力的更大挑战
数字收发室通过智能文档处理(IDP)工作,包括:
- 扫描和数字化网络和移动访问的物理邮件
- 提取元数据以进行高效搜索
- 验证和审查
- AI/ML分类
- 用户访问规则和路由
- 审计跟踪以改进合规性
智能收发室通过内容服务平台(CSP)提供数字收发室的所有优点,包括:
- 内容管理
- 信息治理
- 智能元数据提取和充实
- 搜索和检索功能
- 协作
- 工作流自动化
- 联邦multi-repository
- 光学字符识别(OCR)功能
常见问题
Iron Mountain的实施团队与您的组织会面,了解您的组织希望如何处理邮件:按部门、楼层、个人等。
然后,Iron Mountain设置用户、用户组和数据安全规则,以确保适当的人员可以访问邮件。许多组织还设有管理员,例如,如果您不在办公室,需要暂时重新路由邮件,则管理员可以更新此层次结构。
您可以从以下几个物理邮件处理选项中进行选择:
- 您的实体邮件将返回给您
- 您的物理邮件存储在Iron Mountain记录中心
- 你的实体邮件被撕碎了