Automatisering av leverantörsfakturor

Automatisera leverantörsfakturor och förbättra månadsstängningen

Som ekonomiansvarig har du ansvaret för hantering av leverantörsfakturor och måste se till att de hanteras snabbt och noggrant. När leverantörsfakturorna strömmar in både via fysisk post och digitalt i mejlen kan det vara svårt att ha koll och sätta strategiska processer för hur du bäst tar hand om dem. Vilka är betalade, vilka ska du betala och vilka är bokförda? För varje leverantörsfaktura måste du fylla i samma information igen och lägga mängder med tid på repetitiva och rutinmässiga, administrativa uppgifter. Dessutom måste alla leverantörsfakturor lagras säkert och enligt flera olika lagar och regler.

Med Iron Mountains automatisering av leverantörsfakturor kan du samla och hantera alla fakturor på ett och samma ställe. Genom automatisering får du snabba och strömlinjeformade arbetsprocesser som leder till en smidigare månadsstängning. Har ditt företag redan ettautomatiseringssystemgår det utmärkt att kombinera vår tjänst med ett nuvarande system för att få en komplett lösning med säker lagring av leverantörsfakturor. Viförenar det fysiska och digitalapå en plats som du enkelt kan nå oavsett var du är.

Fördelar med automatiserad hantering av leverantörsfakturor

Genom att automatisera hantering av leverantörsfakturor kan du spåra och kommentera fakturor och inköpsordrar via en tydlig instrumentpanel. Denna lösning kommer att eliminera den mängd papper som du och din personal måste hantera vilket i sin tur innebär att ni kommer få mer tid över till uppgifter som ger ett högre värde för verksamheten.

• Få full överblick av alla leverantörsfakturor i ett överskådligt gränssnitt
• Förkorta tiden från mottagande till betalning med snabb hantering
• Minska mänskliga fel som kan leda till kostsamma konsekvenser
• Hitta fakturor med avvikelser snabbt
• Slipp fysiskt pappersarbete som tar tid

Detta är automatisering av leverantörsfakturor

Robotic Process Automation (RPA) innebär att enklare repetitiva och rutinmässiga arbetsuppgifter kan automatiseras med hjälp av maskininlärning (ML) och artificiell intelligens (AI). Det är denna teknik som används vid automatisering av leverantörsfakturor som innebär att du slipper uppgifter såsom att skapa nya fakturor för varje nytt projekt och ny kund, föra in information i fakturorna som alltid är samma och kontrollera fakturorna efter eventuella fel. När detta sköts med automation går hanteringen mycket snabbare och risken för mänskliga fel minimeras. Du kan istället fokusera på andra lönsamma arbetsuppgifter som bidrar till ett växande företag.

Med Iron Mountains automatisering av leverantörsfakturor kan du:

• Samla och hantera alla leverantörsfakturor och inköpsordrar på ett och samma ställe. Du kan snabbt göra analyser och ta fram viktiga nyckeltal för att ta kvalificerade affärsbeslut som leder till lönsamhet och minskade kostnader.
• Lagra alla leverantörsfakturor säkert och enligt rådande bestämmelser och lagar, såsomGDPRoch bokföringslagen. Du vet att allt går rätt till och behöver inte oroa dig för att någon obehörig ska komma åt hemlig information.
• Sätta upp automatiserade rutiner för delning av fakturor. Därmed kommer rätt information delas med rätt personer som får tillgång till dem oavsett om de är på kontoret eller någon annan plats.
• Automatiskt kassera dokument när de inte längre är aktuella. Du får ett förstöringscertifikat som bevisar att dokumentet är förstört och det inte finns någon risk att informationen hamnar i fel händer.
• Spåra och söka efter leverantörsfakturor och inköpsordrar samt se alla aktiviteter och ändringar som görs i dokumenten såsom visningar, utskrifter och textändringar. Du ser direkt vad som ändrats, vem som ändrat och när.

Iron Mountains automatiseringslösning som komplement

Många företag har redan ett eller flera automatiseringssystem idag. Iron Mountains automatiseringstjänst kan implementeras ovanpå era nuvarande system som ett komplement för att få en fulländad lösning anpassad efter era behov. Ni får alla de delar av automatisering som ni saknar, utan att behöva göra er av mednuvarande systemoch rutiner. Vi sluter cirkeln och ser till att ditt företag får ta del av alla fördelar med automatisering.

Inskanning av leverantörsfakturor för en pappersfri arbetsplats

Med vår tjänst Dokumentskanningkan vi skanna leverantörsfakturor som vi sedan indexerar för att de ska bli sökbara för dig i vårt system. På så vis kan du enkelt samla och hantera alla leverantörsfakturor på en central plats. Du kan även välja att skanna leverantörsfakturor själv för att kunna hantera dem via den digitala instrumentpanelen och därmed slippahanteringen av fysiska papper.

Trots inskanning av leverantörsfakturor och inköpsordrar finns det vissa som måstesparas fysisktpå grund av olika lagar och regler. Vi kanförvara alla era fysiska papper i våra säkra arkiveringsanläggningarså de inte behöver ta upp onödig plats på ert kontor. Våra arkiveringsexperter kan allt om hur olika dokument ska arkiveras så du kan lämna över allt till oss och känna dig trygg med att de är i säkert förvar.

Säker hantering av leverantörsfakturor

På Iron Mountain har vi lång erfarenhet av informationssäkerhet och vet vikten av att all din digitala information ska vara skyddad. Alla leverantörsfakturor och inköpsordrar lagras i en säker lösning som direkt hanteras av oss på Iron Mountain. Datan krypteras både när den vilar och vid överföring via ett säkert nätverk, vilket innebär att informationen inte kommer kunna läsas av någon annan än den som är behörig.

Satsa på automatisering för en enklare vardag

Här på Iron Mountain erbjuder vi förutom automatisering av leverantörsfakturor ävenautomatisering av kontraktshantering,HR-processerochdigital posthantering. Välj om du vill ha en helhetslösning med alla delar eller bara automatisera de processer som tar upp mest tid för ditt företag. Vi skräddarsyr våra automatiseringslösningar efter dig och ditt företags behov för att ni ska få ut mesta möjligt och helt enkelt få en enklare vardag.

En prenumerationstjänst av Iron Mountain

Alla våra automationslösningar är prenumerationstjänster med fast månatligt pris så att du slipper stora oförutsedda utgifter och flera nya system som kommer att tynga din IT-avdelning. Du får en säker och pålitlig lösning oavsett om du vill komplettera vår automatiseringstjänst med ditt nuvarande system eller köpa hela vårautomatisering lösning.