Dokumentskanning och digital arkivering
Dokumentskanning och digital arkivering
Samla företagets dokument med dokumentskanning och digital arkivering
Ett företag hanterar olika typer av dokument dagligen. Det kan vara fakturor, kvitton, avtal och journaler varpå många enligt lag måste sparas i ett visst antal år. Detta resulterar i mycket pappersarbete och att du måste ha den fysiska platsen för att arkivera allt. Dessutom behöver du ibland kunna hitta ett specifikt dokument eller en viss typ av information snabbt, vilket kan bli ett problem om företagets dokument är utspridda i olika system såsom Dropbox, filserver, Google Drive och fysisk arkivering på kontoret.
Genom att samla all dokumentation och data på ett och samma ställe blir informationen tillgänglig direkt när du behöver den och du behöver inte tänka på hur länge någonting måste sparas. Du slipper dessutom kostnaden för fysisk förvaring och jobbigt pappersarbete där det finns risk för mänskliga fel samt risk för att dokument försvinner. På Iron Mountain erbjuder vi bland annat digital arkivering av företagets arkiv och dokumentskanning som innebär att all information blir digitalt tillgänglig för dig snabbt och enkelt.
Vill du veta mer om den här tjänsten?
Skanna dokument för en digital arbetsplats
En digitaliserad arbetsplats skapar värde för verksamheten med snabbare och säkrare arbetsprocesser. I takt med att allt fler arbetar på andra platser än kontoret är det extra viktigt att alla på företaget har tillgång till verksamhetens dokument digitalt, exempelvis i ett e-arkiv. Informationen blir enkel att dela med dem som behöver ta del av den och du får en bra överblick av ert arkiv när allt är på ett ställe.
Vi utför olika typer av skanning såsom fakturaskanning och OCR skanning och tar ditt företag in i framtiden med information som blir tillgänglig digitalt. Vi skräddarsyr våra lösningar efter ditt företags behov och tar alltid hänsyn till lagar och regler såsom GDPR. Ni väljer själva om vi ska skanna dokument dagligen, flera gånger i veckan, en gång i månaden eller göra en engångsskanning av ert fysiska arkiv. Oavsett hur ofta ni vill ha skanning av dokument blir allt tillgängligt för er digitalt på en gång och kan delas i företaget.
Skanning av dokument med känslig information
Många myndigheter och företag såsom advokatbyråer och banker hanterar dagligen dokument vars innehåll är sekretessbelagd. På Iron Mountain kan vi anpassa vår tjänst dokumentskanning efter företagets behov och komma ut till ert kontor för att se över ert arkiv och ta med det till oss för inskanning. Vår personal har den utbildning och säkerhetsklassificering som krävs för att på ett säkert sätt skanna dokument med känslig information. När dokumenten är inskannade flaggas de upp som att de innehåller känslig information och utifrån en behörighetsstyrning ser vi till att rätt avdelning får tillgång till dokumenten.
Säker digital arkivering gör informationen lättillgänglig
Verksamheter som hanterar mycket dokumentation och data har ofta krav på sig att informationen ska arkiveras ett visst antal år, vilket har resulterat i tids- och kostnadskrävande pappersarbete och högar med sparade papper som tar upp plats. Med en digital arkivering flyttas företagets arkiverade papper till ett digitalt format. Vi skannar av fakturor, avtal och andra viktiga dokument, digitaliserar dem och gör dem sedan tillgängliga för er i ert eller vårt egna system.
Har ni fysiska handlingar som behöver sparas kan vi även ta hand om dessa åt er. Vi förvarar era arkiverade dokument i säkra bergrum som är belägna 30 meter under marken med kameror och taggtråd samt toppmoderna brandlarm och inbrottslarm. Här är företagets information säker dygnet runt och du behöver inte oroa dig för att verksamhetens känsliga information ska hamna i fel händer eller försvinna för gott.
Fördelar med digitalisering
En digitalisering av verksamhetens dokumentation förbättrar företagets arbetsprocesser och ger en effektiv arbetsplats där information blir lättillgänglig för alla – oavsett vilket team man ingår i. Dokumentskanning och digital arkivering är en smart och effektiv lösning för ett digitaliserat företag som resulterar i följande:
- Mindre pappersarbete – Genom att låta Iron Mountain skanna era dokument tar ni bort allt onödigt pappersarbete som både kostar pengar och tar tid från personal som kan göra annat.
- Ingen fysisk förvaring behövs – Arkivering av papper kräver mycket fysisk plats som kanske inte alltid finns. När ni förvarar er information digitalt behöver ni inte tänka på plats och förvaring. Vi kan även ta hand om era fysiska papper om detta behövs.
- Reducera risk för informationsförlust – När alla dokument är säkert förvarade digitalt minskar risken för informationsförlust. Inga papper kommer tappas bort eller förstöras.
- Effektiva arbetsprocesser——Nar informationen lagras digitalt går det snabbt och enkelt att få fram just den information du söker efter tack vare våra smarta dokumenthanteringsplattformar.
- Information blir tillgänglig för alla – Skannade dokument blir tillgängliga för alla på företaget direkt och kan delas med dem som behöver ta del av informationen. På så vis ökar personalens effektivitet och produktivitet.
Vilka verksamheter har nytta av dokumentskanning och digital arkivering?
Alla företag, myndigheter och organisationer som hanterar olika typer av dokument har nytta av dokumentskanning och digital arkivering. Beroende på vad för typ av information verksamheten hanterar finns det olika lagar som avgör hur länge dokument ska sparas och även regler på hur informationen ska sparas som kan vara tidskrävande och jobbigt att ha koll på själv. På Iron Mountain hjälper vi mer än 230 000 kunder i 53 länder med sin informationshantering och har lång erfarenhet av att hantera information inom alla branscher. Därmed kan du känna dig trygg när du anlitar oss för skanning av dokument och digital arkivering. Vi gör det enkelt för dig som kund, oavsett om ni är en kommun, ett landsting, en bank eller en advokatbyrå.
Kombinera våra tjänster för en effektiv helhetslösning
Att ta steget in i digitaliseringen har aldrig varit så viktigt som idag. Dokumentskanning och digital arkivering är en stor del av en digital arbetsplats som effektiviserar ert arbete och skapar mervärde för företaget. Vi erbjuder ett flertal tjänster som går att integrera med varandra för att ditt företag ska kunna arbeta snabbt och smidigt med er informationshantering. Hos oss hittar du bland annat ett flertalarkiveringstjänster,automatisering av dina affärsprocesseroch Iron Mountain InSight som är enIntelligent Content Service Platform.
Vi tar hand om ett dokument genom hela dess livscykel, från skanning av dokument och digital lagring till fysisk förvaring ochdestruktion. Detta är vanligtvis en avancerad process som vi är specialister på och du kan enkelt nå precis rätt information när du behöver den i vårt eller ditt egna digitala system.
Varmt välkommen attkontakta osspå Iron Mountain när du vill veta mer om hur dokumentskanning och digital arkivering kan effektivisera ditt företag.
DOKUMENTSKANNING OCH digitala lagringstjanster
Iron Mountain InSight® Essential Edition
Iron Mountain® Digital Åtkomsttjänst
Iron Mountain® Image On Demand Service
KONTAKTA IRON MOUNTAIN
