Teczka HR -
Automatyzacja
procesów HR
Teczka HR -
Automatyzacja
procesów HR
Sprawnie funkcjonujący dział personalny jest niezbędnym fundamentem każdej dobrze prosperującej firmy. Jednak praca tego działu spotyka się dziś z wieloma wyzwaniami związanymi z tworzeniem i obiegiem dokumentów kadrowych.
ę佩带天珠ki naszym działaniom莫ż省jest optymalizacja procesów kadrowych w przedsiębiorstwie i odciążenie działu HR naszych klientów. Dzięki naszym usługom skraca się czas pracy na dokumentach, co pozwala na zaangażowanie pracowników w inne zajęcia związane z zarządzaniem ludzkimi zasobami. Co więcej, po przeprowadzeniu digitalizacji teczek HR dostęp do potrzebnych danych jest nieporównywalnie szybszy – dotarcie do ważnych w danym momencie wpisów zajmuje tylko kilka chwil i parę kliknięć, jest przy tym w pełni bezpieczne, ponieważ dostęp do dokumentów mają tylko wskazane osoby.
Warto też wspomnieć, że forma archiwizacji dokumentów kadrowych jest ujednolicona, dzięki czemu wprowadzony zostaje ład nawet w najbardziej rozproszonych strukturach firmy.
Wyzwania Działu Kadr i HR
Obsługa i prowadzenie dokumentacji personalnej obejmuje między innymi tworzenie nowych teczek HR oraz uzupełnianie tych istniejących o nowe dokumenty i aktualizowanie spisu ich zawartości. Co więcej, w przypadku dużych firm, których struktura jest rozproszona, poszczególne Działy Kadr muszą także udostępniać dokumentację centrali.
Na dodatek cały ten proces wymaga utrzymywania odpowiednich zasobów umożliwiających organizację archiwum, które pomieści wszystkie teczki. W efekcie obsługa teczek HR i archiwizacja dokumentów kadrowych może zajmować aż 40% czasu pracy pracowników Działu Kadr.
Wyzwania działów HR
Rozwiązania outsourcingu teczek HR
Dzięki Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach prowadzenie teczek HR nie musi już odbywać się wewnątrz firmy. Od początku 2019 roku pracodawcy mogą też zrezygnować z papierowej formy dokumentów i archiwizować je w postaci elektronicznej. Stwarza to możliwość zaoszczędzenia dużych ilości czasu pracy, a także przestrzeni archiwalnej.
Outsourcing teczek HR umożliwia nie tylko przeniesienie zadań związanych z dokumentacją na firmę zewnętrzną, ale również na przeniesienie odpowiedzialności za zarządzanie tą dokumentacją. Oddając zarządzanie teczkami HR w nasze ręce, nie musisz się martwić zgodnością wszystkich procedur z RODO, ponieważ to my zapewniamy właściwą ochronę danych osobowych.
Outsourcing teczki personalnej
ZUS RIA obsługa dokumentacji pracowniczej
Jakie korzyści osiągniesz z przekazania nam teczek HR?
Przekazanie nam procesu tworzenia, aktualizowania i archiwizowania teczek HR pozwoli na zaoszczędzenie czasu pracy Twoich pracowników, a zatem na oddelegowanie ich do innych zajęć.
Odzyskasz też przestrzeń biurową, ponieważ nie będziesz musiał utrzymywać archiwum dokumentacji kadrowej w swojej siedzibie. Pozwoli to także zminimalizować koszty związane z utrzymaniem archiwum.
Digitalizacja teczek HR pozwoli Ci natomiast uzyskać szybki i łatwy dostęp do ich zawartości, i to z dowolnego miejsca, o każdej porze. Jednocześnie skróci się czas obiegu dokumentów, ponieważ przesłanie ich elektronicznej wersji zajmuje chwilę, nieporównywalnie krótszą od przesyłania fizycznych kopii.
Jak wygląda proces outsourcingowania teczek HR?
Proces wyprowadzania obiegu dokumentacji HR poza firmę rozpoczyna się od przekazania nam dotychczas zgromadzonych teczek HR. My zajmujemy się archiwizacją, zaczynając od teczek nieaktywnych pracowników. W tym czasie dostarczasz nam bieżącą dokumentację do teczek aktywnych pracowników. My dokładamy otrzymane dokumenty i aktualizujemy spis zawartości poszczególnych teczek HR. Jeśli chcesz, możemy przeprowadzić digitalizację teczek, to znaczy zamienić je na e-teczki, które są bardzo wygodne. Gotowe teczki HR archiwizujemy w naszej siedzibie, dbając o zgodność z przepisami RODO oraz bezpieczeństwo danych.
Elektroniczna pieczęć kwalifikowana – nadaj moc prawną dokumentom w formie cyfrowej
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z 2018 r., aby dokumenty w formie cyfrowej miały moc prawną, która umożliwia ich bezproblemowy obieg elektroniczny oraz przechowywanie w zdigitalizowanym formacie zgodnie z przepisami, muszą one zostać opatrzone podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Aby w sposób kompleksowy zaadresować potrzeby naszych Klientów, w ramach usługi e-teczki HR oferujemy również komplementarnie automatyczne pieczętowanie dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną na bazie komponentów z firmy Asseco.
Wybór tego narzędzia gwarantuje ergonomię pracy, przez co znacząco przyspiesza ono proces cyfrowej transformacji w biznesie. Dlatego też sprawdza się doskonale w przypadku firm, które zarządzają dużym wolumenem akt papierowych lub dokumentów przechowywanych elektronicznie.
Obieg dokumentów w outsourcingu teczki personalnej – przedstawienie procesu.
Webinar „Automatyzacja procesów w działach kadrowo-płacowych”
Sprawne funkcjonowanie dział噢kadrowo-płacowych jest podstawą każdego przedsiębiorstwa. Znając potrzeby tych zespołów, doskonale wiemy w jakie nowoczesne narzędzia HR należy wyposażyć pracowników, aby usprawnić ich działanie, zmniejszając przy tym nakłady finansowe firmy. Jak pokazują badania, 44% przedsiębiorców wskazało, że w 2020 roku realizowane były głównie projekty związane z cyfryzacją szeroko pojętego działu HR1. Coraz popularniejsza digitalizacja działów kadrowo-płacowych to nie tylko możliwość poprawy pracy, ale również zmniejszenia nakładów finansowych przedsiębiorstwa.
Poznajsposoby na automatyzację procesów w działach kadrowo-płacowych!
Czego się dowiesz?
- Co zrobić, aby obieg umów, faktur, czy procesy kadrowe były jeszcze prostsze?
- Jakie korzyści przyniesie firmie implementacja odpowiednich narzędzi HR?
- Jak efektywnie zarządzać dokumentacją pracowniczą w firmie?
- W trakcie spotkania zaprezentujemy równieżdemo systemu, który pozwoli w pełni zautomatyzować pracę w działach kadrowo-płacowych.
Skontaktuj się z IRON MOUNTAIN
