eVault – zarządzanie zasobami cyfrowymi | IRON MOUNTAIN
eVault – zarządzanie zasobami cyfrowymi | IRON MOUNTAIN
ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI CYFROWYMI
Zarządzanie dokumentami to istotny aspekt działalności każdego przedsiębiorstwa. W tradycyjnym obiegu papierowych dokumentów zajmuje ono sporo czasu i angażuje wiele osób, a przy tym jest mało efektywne, wymaga poświęcenia dodatkowego miejsca na magazynowanie dokumentów. Nic więc dziwnego, że nowoczesne firmy coraz chętniej sięgają po rozwiązania umożliwiające sprawne zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej.
Iron Moutain oferuje nie tylko digitalizację dokumentów, ale także autorskie narzędzie służące do zarządzania zasobami cyfrowymi – eVault. Zobacz, jakie korzyści ze sobą niesie.
Digitalizacja dokumentów w Iron Mountain
Zajmujemy się kompleksową obsługą dokumentacji dla podmiotów z wielu sektorów: finansowego, produkcyjnego, publicznego, prawnego, energetycznego, służby zdrowia, a także branży detalicznej.
Skanujemy różnego rodzaju dokumenty, w tym dokumentację kadrową (teczki pracowników), finansową, techniczną, podwykonawczą, medyczną oraz prowadzimy zdalną obsługę przychodzącej korespondencji pocztowej. Nasz system eVault to wygodne narzędzie, które umożliwia Klientom sprawną nawigację po dostarczanych przez nas dokumentach cyfrowych.
EVAULT – ZAPANUJ NAD SWOJĄ DOKUMENTACJĄ
Dzięki platformie eVault możesz w pełni kontrolować firmowe dokumenty, sprawdzać ich status, lokalizację, koszty składowania i inne informacje niezbędne do funkcjonowania Twojej firmy.
Jak działa obsługa dokumentacji w formie elektronicznej?
Dokładamy wszelkich starań, by prowadzone przez nas usługi były szybkie, pomocne, przejrzyste i bezpieczne. Odbieramy papierowe dokumenty z siedzib naszych Klientów, porządkujemy je i kategoryzujemy, a następnie skanujemy do wybranego formatu plików. Zeskanowane dokumenty podlegają indeksowaniu, czyli opisaniu danymi, otrzymują kody kreskowe, a konieczne uzupełnienia wprowadzane są ręcznie. W dalszej kolejności sprawdzamy poprawność zapisów oraz jakoś uzyskanych obrazów, a w razie konieczności – ponawiamy skany dokumentów. Gdy pliki są przygotowane i sprawdzone, zapisujemy je w bazach danych, eksportujemy do systemów i tworzymy kopie zapasowe.
System eVault to jedna z możliwości zarządzania przygotowaną przez nas dokumentacją elektroniczną, jakie proponujemy Klientom. Dzięki niemu możesz lepiej wykorzystać świadczone przez nas usługi.
Przechowywanie dokumentów a kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Digitalizacja dokumentów, w tym teczek personalnych, a także ich zewnętrzne przechowywanie przynoszą organizacji wiele korzyści. Warto wymienić w tym miejscu m.in. uwolnienie przestrzeni biurowej lub archiwum, przyspieszenie czasu potrzebnego do odszukania konkretnych informacji czy też zwiększone bezpieczeństwem danych. Jednak jedynym sposobem na zgodny z przepisami obieg dokumentacji elektronicznej z mocą prawną oraz składowanie ich w formacie cyfrowym wymaga odpowiednich działań. Należy opatrzeć je podpisem elektronicznym lub elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.
To proces, w którym jako Iron Mountain, chętnie wspieramy naszych Klientów. Oferując komplementarną usługę automatycznego pieczętowania dokumentów, dzięki czemu kompleksowo dbamy o usprawnianie procesu cyfrowej transformacji. Co więcej, wybierając to rozwiązanie, jesteśmy w stanie istotnie go przyspieszyć i ograniczyć zaangażowanie zasobów finansowych lub kapitału ludzkiego ze strony Klienta.
Elektroniczna pieczęć kwalifikowana sprawdza się doskonale w przypadku zarządzania dużymi wolumenami akt cyfrowych. Dodatkowe korzyści to m.in. ergonomia pracy i fakt wytworzenia pieczęci dla osoby prawnej, a nie fizycznej, której dotyczy np. rotacja pracowników w zespole.
Jak działa system eVault
System eVault usprawnia nawigację po dostarczanych przez nas cyfrowych wersjach dokumentów (teczek HR, faktur, korespondencji przychodzącej itd.). Umożliwia sprawne wyszukiwanie żądanych dokumentów, ich przeglądanie, udostępnianie, raportowanie czy zmianę przypisanych atrybutów.
Oprócz tego eVault daje łatwy dostęp do tworzonego przez nas archiwum dokumentów papierowych. Jeśli potrzebny okaże się oryginał dokumentu, który został przez nas zdigitalizowany i zarchiwizowany, system eVault pozwoli na jego szybkie zamówienie.
Zalety systemu eVault
Podstawową zaletą systemu eVault jest szybki i łatwy dostęp do elektronicznego archiwum wszystkich dokumentów związanych z firmą. Prosta nawigacja pozwala zaoszczędzić czas potrzebny na znalezienie odpowiednich plików. Intuicyjna obsługa sprawia, że zapoznanie pracowników z systemem zajmuje niewiele czasu i nie wymaga długiego szkolenia. Oprócz tego dbamy o bezpieczeństwo wszystkich administrowanych przez nas danych, nie musisz się więc martwić o ich dodatkowe zabezpieczanie.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie funkcjonalności oferuje platforma eVault oraz poznać praktyczne wskazówki odnośnie zarządzania firmowymi zasobami to zapraszamy do obejrzenia webinaru„eVault 2.0 – jak zarządzać danymi i dokumentami”, w trakcie którego jest zaprezentowane DEMO systemu.
Skontaktuj się z IRON MOUNTAIN
