Solución inteligente SMART SORT
Solución inteligente SMART SORT
ORDENA LO QUE SE HA DESORDENADO
Los archivos mezclados y los registros desorganizados no son sólo una molestia. Son un lastre que puede inflar los costes de almacenamiento, aumentar los riesgos de pérdida de datos y litigio, y obstaculizar el flujo de información crítica.
Pero, ¿qué pasaría si pudieras desenmarañar de forma eficiente tus archivos mezclados y saber qué conservar, destruir de forma defendible, digitalizar o proporcionar para una desinversión, un asunto legal u otra necesidad empresarial? ¿Y si pudieras hacerlo todo sin llevar a cabo un proyecto complejo y laborioso?
CÓMO FUNCIONA SMART SORT DE IRON MOUNTAIN
ANTES
Los archivos mezclados y la complejidad de las fechas de los eventos te impiden tomar decisiones defendibles sobre tu inventario de registros.
Toma decisiones sobre qué archivos conservar, destruir o digitalizar.
EL PROCESO SMART SORT
- Sacamos todos los archivos de la caja.
- Escaneamos/introducimos el número de identificación del archivo.
- Ordenamos y reagrupamos los archivos por ejemplo por fechas de destrucción, tipo de registro, un identificador único -o lo que tu empresa requiera.
DESPUÉS
Al finalizar tu proyecto Smart Sort, tendrás una visibilidad completa de tu inventario actualizado a nivel de archivo para poder encontrar lo que necesitas rápidamente y permitir un proceso continuo de eliminación defendible.
BENEFICIOS DE SMART SORT DE IRON MOUNTAIN
✓Encuentra los documentos de forma rápida y precisa.✓Toma decisiones defendibles sobre qué registros conservar, destruir o digitalizar
✓减少el coste y el del almacenamiento危险archivos
✓Facilita la reconfiguración y el cierre de oficinas
✓Acelera la transformación digital
✓Navegue fusiones, adquisiciones y desinversiones rápidamente
SERVICIOS
Triturado seguro de tu documentación en papel, plásticos y soportes electrónicos
CÓMO SMART SORT PUEDE AYUDAR A TU EMPRESA
Un hospital reduce los costes de almacenamiento de registros y mejora la visibilidad y el cumplimiento con Smart Sort de Iron Mountain
Descubre cómo un importante centro médico de EE.UU. liberó espacio para la atención de los pacientes al trasladar sus registros en papel fuera de sus instalaciones. Aprovecharon Smart Sort de Iron Mountain para clasificar, reorganizar y seleccionar sus archivos antes del traslado. El resultado fue una mayor visibilidad de su inventario y un ahorro de más de un millón de dólares en costes de almacenamiento.
Un proveedor de servicios sanitarios utiliza Smart Sort para reducir el coste/riesgo del almacenamiento de registros
Descubre cómo un gran proveedor privado de servicios sanitarios utilizó la solución Smart Sort de Iron Mountain para clasificar y reorganizar todo su inventario de registros, estableciendo un proceso para la destrucción defendible de todos los registros actuales y futuros. El resultado fue un mejor cumplimiento, una mayor precisión del inventario, una reducción del riesgo y una disminución de los costes de almacenamiento del 40-50%.
Smart Sort de Iron Mountain despeja el camino para una desinversión corporativa
Descubre cómo una gran aseguradora involucrada en una importante desinversión confió en Smart Sort de Iron Mountain para determinar rápidamente qué registros comerciales conservar y cuáles entregar a los compradores. Gracias a Smart Sort, el proyecto se completó en menos tiempo y con un coste menor del que habría sido posible utilizando recursos internos.
PREGUNTAS FRECUENTES
Podemos ejecutar un proyecto Smart Sort en tus instalaciones o en las nuestras.
Consolidaremos el inventario en unas instalaciones de Iron Mountain y, a continuación, realizaremos el proyecto Smart Sort. Al finalizar el proyecto, almacenamos sólo los archivos que deben conservarse. El proceso de Smart Sort identifica los archivos que han cumplido con los requisitos de retención y que pueden destruirse de forma justificada. Con un inventario depurado, podrás reducir tus costes pagando por almacenar sólo aquellos archivos que necesitan ser retenidos para cumplir con los requisitos.
Necesitamos información de tu aplicación empresarial principal (por ejemplo, del índice maestro de pacientes, sistema de gestión de pólizas o préstamos, sistema de gestión de expedientes, etc.) y un calendario de conservación de registros actualizado.
Sí, cada proyecto se adapta a tus políticas de conservación de registros y a tus requisitos específicos.
- Las mayores ventajas de un proyecto Smart Sort se obtienen con los registros empresariales principales que llevan reglas de retención de fechas de eventos (por ejemplo, préstamos, pólizas, reclamaciones, registros de pacientes, expedientes de casos, registros de RRHH, etc.).
- No es recomendable para los registros corporativos/de la empresa (registros de nóminas, facturas, etc.).
¿Estoy obligado a utilizar Smart Sort en todo mi inventario o puedo proceder con un enfoque gradual?
Tú eliges cómo quieres proceder, y el proyecto se adaptará a tus necesidades, objetivos y presupuesto.
- El proceso Smart Sort utiliza tu programa de retención y tus reglas para crear una metodología estandarizada para la revisión y el procesamiento de archivos. Este enfoque basado en reglas nos permite ofrecer un resultado coherente y defendible.
- Al final del proceso Smart Sort, te proporcionaremos un informe que te da visibilidad a nivel de archivo y la disposición correspondiente a cada archivo. Este informe te permite defender las acciones realizadas en cada archivo.
EXPLORAR CONTENIDO ADICIONAL
Almacenamiento Externo de Documentación
Triturado Seguro
Digitalización de Documentos
Solución de Gestión de Registros
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