AGILIZA LAS OPERACIONES Y CONECTA LOS DATOS ENTRE LOS SILOS EMPRESARIALES
Muchos líderes han intentado eliminar, o al menos reducir, los datos en papel de los procesos empresariales. Pero resulta imposible eliminar el papel del centro de trabajo cuando el correo postal sigue llegando y continúa siendo una parte fundamental de vuestros procesos operativos. El acceso al correo postal es un reto aún mayor cuando se tiene una plantilla distribuida que necesita un acceso seguro y puntual a su correo, sin importar dónde se encuentren.
Las salas de correo tradicionales se basan en sistemas y procesos manuales que requieren mucha mano de obra y son propensos a los errores humanos. A medida que las organizaciones se plantean reducir y/o optimizar el espacio inmobiliario, necesitan agilizar las operaciones y conectar los datos entre los silos empresariales. Iron Mountain os puede ayudar.
TRANSFORMA EL CORREO POSTAL
La solución Correo Digital de Iron Mountain es una oferta de software como servicio (SaaS) que os permite mejorar la eficiencia operativa mediante la digitalización del correo físico para proporcionar un acceso seguro a tus empleados, la automatización de los procesos centrados en los documentos y la conexión de vuestros datos entre plataformas.
- Digitaliza vuestro correo postal con una cadena de custodia auditable
- Proporciona acceso y recepción del correo postal en un repositorio seguro en cualquier momento y lugar a los usuarios autorizados mediante permisos basados en funciones que vosotros poseéis y gestionáis
- Crea la oportunidad de automatizar y colaborar en los procesos centrados en los documentos
- Obtén información operativa e impulsa la eficiencia conectando los datos entre los silos empresariales
- 减少vuestra huella运动y洛杉矶gastos inmobiliarios correspondientes
- Consolida vuestros proveedores utilizando una solución integral
Pon en marcha tu transformación digital
CÓMO FUNCIONA
La solución de Correo Digital de Iron Mountain es tan fácil de configurar como de utilizar.
- Después de dar instrucciones al servicio postal para redirigir vuestro correo, Iron Mountain lo recogerá y lo transportará a nuestras instalaciones seguras de escaneo. Tu correo físico nunca saldrá de la cadena de custodia de Iron Mountain.
- Los expertos de Iron Mountain escanean y capturan automáticamente las palabras clave de vuestro correo para que las copias digitalizadas puedan ser enviadas automáticamente al destinatario. Tienes también la opción de solicitar que se capturen palabras clave adicionales relevantes para tu organización.
- Tú controlas quién es el destinatario final mediante el tratamiento de excepciones.
- Vuestra información electrónica será encriptada en reposo y durante la transmisión a través de una red segura.
- Puedes buscar y acceder al correo digitalizado en nuestra plataforma segura de gestión de información y servicios de contenido, Iron Mountain Insight®
- Los permisos basados en funciones que vosotros poseéis y gestionáis garantizan que sólo los usuarios autorizados puedan ver y compartir el correo.
- Después de digitalizar vuestro correo postal podéis pedirnos que lo almacenemos, lo destruyamos de forma segura u os lo devolvamos.
Seguridad y cumplimiento de la normativa
Nos tomamos la seguridad muy en serio, por eso el 95% de las empresas de la lista Fortune 1.000 confían a Iron Mountain sus registros críticos y sensibles. Llevamos más de 70 años protegiendo datos confidenciales y prestamos servicios en una amplia gama de sectores en más de 60 países. Puedes estar tranquilo sabiendo que vuestra información está segura en todo momento: desde la recogida de vuestro correo postal en nuestros camiones seguros para su digitalización en nuestros centros de escaneo, hasta el envío automático del correo al destinatario previsto y la disposición del correo postal de la forma que vosotros solicitéis (almacenamiento seguro, trituración o devolución del correo).
Vuestros documentos数字本身lmacenan en Iron Mountain InSight®, una plataforma de gestión de información y servicios de contenido, que aprovecha el Marco de Seguridad Cibernética (CSF) del Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST) como nuestro marco de seguridad empresarial. Iron Mountain InSight® cumple con los estándares de la industria, que incluyen, entre otros, los siguientes:
- HIPAA
- FedRAMP/FISMA
- RGPD
- Soc 2 Type II
- Y la ISO27001
Obtén más información sobre la seguridad deIron Mountain InSight®
CARACTERÍSTICAS Y VENTAJAS
La solución de correo digital de Iron Mountain te permite:
Convertir el correo físico en digital
Aprovecha la experiencia en digitalización, los procesos y la infraestructura de Iron Mountain para convertir vuestro correo físico entrante en digital a través de nuestra amplia red de centros de digitalización con una cadena de custodia auditable. Nuestros más de 75 super centros globales nos permiten escalar rápidamente y cumplir con vuestros requisitos de ubicación específicos.
Accede y almacena tu información de forma segura
Vuestros documentos数字本身lmacenan en Iron Mountain InSight®, una plataforma de gestión de información y servicios de contenido que aprovecha el Marco de Seguridad Cibernética (CSF) del Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST) como marco de seguridad empresarial. Vuestra información electrónica estará encriptada en reposo y durante la transmisión a través de una red segura con acceso restringido por claves de encriptación que tú posees y administras. Los permisos basados en funciones permiten a los usuarios autorizados acceder a la información que necesitan las 24 horas del día.
Automatiza los flujos de trabajo de la sala de correo para mejorar la colaboración
La colaboración de los empleados se vuelve más fácil gracias a los flujos de trabajo automatizados basados en datos clave. El procesamiento de excepciones permite controlar quién puede ver y compartir los documentos digitales almacenados.
Descubre datos valiosos y aplícalos a tu eficiencia operativa
Simplifica la toma de decisiones con gráficos en los paneles centrales que ofrecen una presentación visual de los datos y las métricas para que puedas interpretar la información clave, como la precisión de las rutas, el tiempo medio de entrega, el volumen de correo, etc.
Conecta los datos entre plataformas
La integración con los sistemas empresariales existentes, como el correo electrónico, Salesforce y el paquete de Microsoft Office, te permite conectar los datos entre plataformas y silos empresariales, alimentar los procesos posteriores y aumentar la eficiencia de tu organización. Incluso puedes aplicar reglas de conservación de documentos a través de una integración disponible con la solución Iron Mountain Policy Center.
Gestiona todo el ciclo de vida de tu correo
Una vez que vuestro correo físico ha sido digitalizado, podéis solicitar que os lo devolvamos, que lo almacenemos en un Centro de Registros de Iron Mountain o que lo destruyamos de forma segura.
Casos de Éxito
MODERNIZACIÓN DEL CORREO POSTAL: EVOLUCIONA CON LAS NECESIDADES DE TU ORGANIZACIÓN
Para las empresas, el correo postal siempre ha sido predominante y fiable. Como un reloj, el correo entra y sale. Pero toda esa documentación entrante necesita una distribución, un acuse de recibo y una acción oportuna y eficiente.
Clica en los cuadros siguientes para saber más sobre los tres tipos de salas de correo y cómo puedes modernizar la vuestra.
La sala de correo tradicional es el punto de entrada de grandes volúmenes de correo físico entrante que requiere operaciones de back-office para clasificar y distribuir. Esto puede dar lugar a:
- Retraso en la productividad de los empleados para clasificar y entregar el correo a la persona adecuada en todos los departamentos
- Mala experiencia del cliente
- Posibles ramificaciones normativas y de cumplimiento
- Pérdida de información sensible
- Mayores retos a la hora de apoyar a los trabajadores a distancia
Las salas de correo digital funcionan mediante el procesamiento inteligente de documentos (IDP), que incluye:
- Escaneo y digitalización del correo físico para su acceso a través de la web y del móvil
- Extracción de metadatos para una búsqueda eficaz
- Validación y revisión
- Clasificación con AI/ML
- Reglas de acceso y redistribución a usuarios
- Seguimiento auditable para mejorar el cumplimiento normativo
Las salas de correo inteligentes ofrecen todas las ventajas de una sala de correo digital a través de una plataforma de servicios de contenido (CSP), que incluye:
- Gestión de contenidos
- Gobernanza de la información
- Extracción y enriquecimiento inteligente de metadatos
- Funciones de búsqueda y recuperación
- Colaboración
- Automatización del flujo de trabajo
- Multi-repositorio federado
- Capacidades de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
PREGUNTAS FRECUENTES
Cada usuario se asigna a un grupo de usuarios, y los grupos de usuarios se combinan con las reglas de seguridad de los datos para garantizar que el correo se dirija adecuadamente a las personas correctas. El equipo de implementación de Iron Mountain se asegura de que los roles y la seguridad sean los adecuados para que tu organización mantenga la seguridad y la privacidad de los datos.
El equipo de implementación de Iron Mountain se reúne con tu organización para saber cómo deseáis gestionar el correo: por departamento, planta, individuo, etc.
A continuación, Iron Mountain configura vuestros usuarios, grupos de usuarios y reglas de seguridad de datos para garantizar que las personas adecuadas tengan acceso al correo. Muchas organizaciones también tienen un administrador que puede actualizar esta jerarquía si, por ejemplo, estás fuera de la oficina, y necesitas que tu correo sea redirigido temporalmente.
Puedes elegir entre varias opciones:
- Se os devuelve
- Se almacena en联合国centro de registros德铁Mountain
- Se destruye
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SERVICIOS ADICIONALES
Servicios relacionados con COVID
A medida que navegamos a través de la pandemia del COVID-19, la única constante a la que nos enfrentamos es al cambio. Estamos cambiando la forma en que trabajamos y donde trabajamos. Estos cambios traen consigo un conjunto de nuevo desafíos
Iron Mountain Insight Enterprise Edition
Aprovecha las enormes capacidades que ofrecen la inteligencia artificial y el aprendizaje automático potenciadas por Google para sacar jugo a tus datos y descubrir nuevas oportunidades de flujo de ingresos y de ahorro de costes.
Almacenamiento de registros y cintas de backup
Almacena de forma segura tus registros físicos y electrónicos, cintas de backup, registros vitales y otros activos fuera de las instalaciones, y accede fácilmente a ellos cuando lo necesites.
Servicios de destrucción
Destruye tus registros en papel, plásticos y medios electrónicos conforme a la normativa, de forma segura y rentable.
Contacto personal con videollamadas
Deje sus datos. Un especialista de Iron Mountain se comunicará con usted directamente para programar una videollamada. ¡Experimente la ventaja de una reunión de forma remota!
- Contacto rápido y fácil
- Eficiente, detrás de su escritorio
- Cuando y donde le convenga.
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