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La pandemia del COVID-19 ha puesto de relieve el altísimo valor de tener buenas políticas de protección de datos, ya que ha ampliado la necesidad de las organizaciones de gestionar la privacidad, la seguridad y la transparencia de los registros sensibles mientras operan en aguas desconocidas. El aumento del teletrabajo y de las reuniones virtuales hace que esto sea aún más evidente.

Pero el aspecto más sensible del COVID-19 en lo que se refiere a las políticas de protección de datos es la recopilación de datos relacionados con la salud. Muchas organizaciones están llevando a cabo exámenes médicos de empleados, clientes y visitantes, e incluso pueden estar rastreando sus movimientos para vigilar posibles vías de contagio. Mientras tanto, los medios de comunicación y los organismos están ávidos de datos de salud, ya sean anecdóticos o colectivos, y las organizaciones que comparten esos datos pueden correr el riesgo de no cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) por no hablar de otras leyes de privacidad de datos que aplican muchas jurisdicciones.

‘’El aumento del teletrabajo y de las reuniones virtuales han puesto de manifiesto la importancia de mantener buenas políticas de protección de datos. Si quieres saber como enfrentarte a los mayores retos en la protección de la información he aquí prácticas que te pueden ayudar a salir vencedor.’’

Ignacio Sánchez, Business Development Manager Iron Mountain

Para complicar aún más las cosas, los reguladores y las autoridades de protección de datos de todo el mundo suelen añadir y actualizar las directrices para el manejo de los datos personales durante la pandemia.

Corresponde a los profesionales en políticas de protección de datos desempeñar un papel central en la respuesta de la organización al COVID-19. He aquí 10 prácticas que pueden ayudar a dichos profesionales a mantenerse firmes frente a estos retos en la protección de la información.

1. Consulta con otros departamentos como el legal, RRHH, seguridad, privacidad, servicios y salud y seguridad laboral para entender todo el conjunto de medidas que se están tomando. El experto en protección de datos debe asegurarse de que todas las acciones se realicen en cumplimiento con las leyes de privacidad pertinentes, lo que puede ser más complejo si la organización tiene oficinas en múltiples lugares y países.

2. Identifica los medios de recopilación de datos sobre salud, como aplicaciones, termómetros, formularios en papel, laboratorios y exámenes.

3. Identifica los tipos de datos que se están recogiendo. Esto probablemente incluye resultados de pruebas de laboratorio, respuestas a cuestionarios, tests de temperatura, entre otros.

4. Identifica la información personal que se está recogiendo. Aconseja a tus compañeros que recopilen sólo la cantidad mínima de información personal identificable, según lo determinen las diversas jurisdicciones.

5. Determina qué datos y/o registros pueden compartirse con los funcionarios de salud pública y los organismos gubernamentales locales. Documenta cómo se gestionan los datos recopilados.

6. Revisa los tipos de registros existentes en vuestro programa de retención e identifica el mejor ajuste para estos nuevos registros. Considera la posibilidad de establecer nuevas clases para estos registros de la pandemia con una regla de retención única, como, por ejemplo, "duración de la crisis" más un cierto número de años. Basándote en vuestro perfil de riesgo, considera cuánto tiempo debes conservar ciertos registros, según su clase o tipo. Por ejemplo, los tests de temperatura por el COVID-19 podrían ser considerados como datos temporales. Los registros médicos de los empleados, sin embargo, probablemente tendrán períodos de retención más largos.

7. Intenta ser lo más transparente posible. Educa a todos los empleados y contratistas sobre los pasos que se están dando, como la recopilación de datos y cómo se manejan, protegen y comparten.

8. También deberías proporcionar información similar a vuestros clientes, consumidores y proveedores.

9. Considera la posibilidad de etiquetar automáticamente cualquier dato relacionado con COVID para que se pueda acceder a él más fácilmente en el caso de que lo necesites para demostrar el cumplimiento o en caso de litigio más adelante.

10. Conserva los datos según sea necesario para su uso en análisis y para fines de posteridad. Colabora con el departamento de TI para garantizar que se tomen las decisiones correctas en relación con la gestión del ciclo de vida de estos registros relacionados con COVID.

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10 medidas para fomentar la privacidad, la transparencia y el cumplimiento normativo de la información durante y después de COVID-19

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