Skenování a vytěžování dokumentů
Skenování a vytěžování dokumentů
Zrychlete své firemní procesy a komunikaci s klienty a kolegydíky digitalizaci papírových dokumentů.
-
✔Sdílejte jakýkoliv dokument (či jeho část) několika kliknutími,
-
✔najděte potřebné informace za pár sekund díky fulltextovému vyhledávání,
-
✔vytěžená data napojíme na váš systém nebo aplikaci.
Jak to celé proběhne?
Výběr, roztřídění a evidence dokumentů
S ohledem na potřeby vaší organizace vybereme dokumenty, které budemeprioritně digitalizovatapřevezemeje z vaší spisovnydo zabezpečeného skenovacího centra. Zde jeroztřídímepodle typů (smlouvy, faktury, formuláře, personální spisy, zdravotní dokumentaci, právní dokumenty atd.) a skartačních lhůt.
Spisyoznačíme čárovým kódem a zaevidujeme.
Nově vznikající dokumenty (ve fyzické i elektronické podobě) zpracováváme průběžně v rámcidigitální podatelny.
Úprava, skenování a kontrola dokumentů
Školený operátor odstraní ze spisů prázdné strany, upraví roztržené okraje a dokumenty – do velikosti A0 – naskenuje až v rozlišení 600 DPI. Pro převod textů do strojově čitelné podoby a vytěžení indexů využíváme technologii optického rozpoznávání znaků (OCR).
Spisy uložímeve formátu, který preferujete a manuálnězkontrolujeme, zda digitalizované údaje odpovídají fyzickému originálu.
Dokumentaci vám vrátíme, nebo jitrvale uložíme do naší spisovny(službaarchivace dokumentů).
Je možné digitalizovat také dokumenty, které jste u nás uložili v minulosti.
Integracedat do vašeho systému
Vytěženádata zašifrujemea uložíme na zabezpečené cloudové úložiště.Kdykolivs nimi můžetepracovat a sdíletje přes softwarové řešení Iron Mountain nebo vlastní software.
Automatizujeme také nahrávání získaných datdo vašeho účetního, ERP nebo jiného systému. Údaje z nově naskenovaných faktur, objednávek či zaměstnaneckých dotazníků se automaticky „propíší“ do potřebného místa – a vašim pracovníkůmodpadnou hodiny manuálního přepisování.
6 DŮVODŮ, PROČ DIGITALIZOVAT S IRON MOUNTAIN
Přednostní digitalizace důležitých dokumentů
Společně určíme, které spisy naskenovat jako první – a převedeme je do strojově čitelných dat prorychle fulltextove vyhledavani dalš我zpracovani.
Dokonalý přehled ve firemní dokumentaci
Díky unikátním identifikátorům víte, kde potřebné digitalizované spisy najdete – a během pár sekund je otevřete či nasdílíte.
Integracedat s vaším systémem
Digitalizované údaje zpřístupníme vašim pracovníkům a klientům napojením na vášERP systém, cloud nebo webovou aplikaci.
Cloudové zabezpečení na nejvyšší úrovni
Skenování dokumentů a zpracování a uložení dat probíhá v souladu s legislativou (včetněGDPR).Každý úkonnašich pracovníkůevidujeme.
Více než 70 let zkušeností
Na českém trhu jsme od roku 1996, ve světě ale máme více než 70letou tradici. S Iron Mountainzískáte dlouhodobého partnera pro digitalizaci své firmy.
Pobočky v 60 zemích
Naše služby využijete i v zahraničí – najdete nás v Evropě, Severní a Jižní Americe, v Africe, Asii i v Austrálii.