Contract Management
- Szerződések kezelése
Contract Management
- Szerződések kezelése
A vállalati szerződéskezelés kihívásai
Tudtad, hogystatisztikák szerinta vállalatok a teljes költségvetésük 3-4%-át pazarolják el túlárazott tranzakciós költségekre, alacsony hatékonyságra, és az előírásoknak való nem megfelelésre? Biztosak vagyunk benne, hogy a Te csapatod is többször megküzdött már a nyomtatott szerződések kezelésének problémájával, és az ebből eredő többlet feladatokkal. A több forrásból, és különböző formátumokban érkező szerződések megnehezítik a felelős kollégák munkáját, nem is beszélve arról, hogy az analóg dokumentumok előkereshetősége, és nyomonkövetése szinte lehetetlen küldetéssé válik egy több emberből álló jóváhagyási folyamat során. Az ilyen iratok megosztása, és tárolása ráadásul az adatvédelmi előírásoknak való megfelelés kérdését is felveti, mivel könnyen jogosulatlan kezek közé kerülhetnek az asztalon felejtett papírok. Amennyiben az adminisztrációért felelős kollégáknak egy ilyen felügyelet nélküli, és kontrollálatlan folyamatot kell végezniük a mindennapi munkájuk során, nem csoda, hogy számos projektnél elakadást, teljesítetlen határidőket, és csökkenő hatékonyságot figyelhetsz meg.
Gazdagodj egy digitális, átlátható és központosított szerződéstárral
Tartsd nyilvan szerződeseidet, es kovesd teljesmunkafolyamatot egy átlátható, és egyszerűen kezelhető rendszerben. A Contract Management használatával megszabadulhatsz az időigényes manuális adminisztrációs feladatoktól, a hatékonyság csökkenéstől, és az elveszett, vagy előkereshetetlen példányoktól. A Contract Management segít abban, hogy digitálisan kezeld a teljes szerződéskezelési folyamatot, kezdve a szerződés digitalizálásától, a jóváhagyáson keresztül, a lejáró szerződésállomány riportolásáig.
Contract Management: Az üzleti digitális szerződések vezető megoldása
Egységes megoldás a szerződések nyilvántartására és kezelésére
Az Iron Mountain®Contract Management egy rendszerbe integrálja a fizikai és a digitális szerződéseket, így Neked és csapatodnak már nem kell két különféle dokumentum kezelési folyamatot, és tárolási metódust fenntartania. Ennek köszönhetően már a sok adminisztrációval járó részfeladatokat is automatizálhatod, és digitalizálhatod.
Készíts jegyzeteket elektronikusan, és vedd egyszerűen a jóváhagyást
A Contract Management lehetővé teszi az elektronikus jegyzetek írását, a beszélgetések követését és a kapcsolódó dokumentumok becsatolását, akár közvetlenül az e-mailekből is. Ezzel a megoldással nem kell többé az e-mail csatolmányokból, vagy nyomtatott irathalmokból előkeresned a jegyzeteket, vagy a szerződés változatokat.
Növeld az adatbiztonságot, és felelj meg az adattárolási előírásoknak
A szerződések megírása, kezelése, és tárolása során meg kell felelni a folyamatosan változó adatvédelmi előírásoknak, melyek fejtörést okozhatnak a felelős kollégáknak. A Contract Management szolgáltatásunk segítségével dokumentumaid a legszigorúbb nemzetközi információbiztonsági szabványoknak megfelelő rendszerbe, titkosítva kerülnek tárolásra, ezáltal az érzékeny információk sem lesznek láthatóak kéretlen felhasználók számára.
Állíts be értesítéseket, hogy sose feledkezz meg a határidőkről
A Contract Management lehetővé teszi, hogy automatikus értesítéseket kapjanak az érintett felek akkor, amikor közeleg a szerződés lejárata, vagy egy projekt átadási ideje. Ezáltal nem kell többet aggódnod a jogszabályi megfelelés miatt az ellenőrzések során, vagy stresszelned egy elmulasztott határidő miatt.
Kezelj egyszerűen minden hivatkozott jogi dokumentumot
Kezeld egy szempillantás alatt az egymásra hivatkozó jogi dokumentumokat, mint a keretszerződéseket, vagy egyedi megrendeléseket. Csatold hozzá könnyedén a teljesítési igazolásokat a megfelelő szerződéshez. Ellenőrizd, engedélyezd, vagy archiváld a mellékleteket, bárhol, bármikor. A szerződéskezelés, és a szerződés nyilvántartás sosem volt ennél egyszerűbb!
Élvezd ki az IronMountain®további termékeit, melyekkel digitalizálhatod folyamataid
A Contract Management szerződéstár szinergikusan együttműködik az IronMountain®további megoldásaival, mint például a Digital Mailroom, vagy a Purchase Management. Ezek az eszközök biztosítják a bejövő, és kimenő levelek digitalizációját, valamint a beszerzések elektronikus és automatizált kezelését.
Mi történik a fizikai küldeményekkel a digitalizálás után?
Felmerülhet benned a kérdés, hogy mi történik a nyomtatott dokumentumokkal, miután azokdigitalizálásra kerültek, és már a Contract Management szolgáltatásunkkal menedzseled azokat. Kiegészítő szolgáltatásként azIron Mountain®világszínvonalú irattár rendszeregarantálja a biztonságos, jogszabályoknak megfelelő archiválást, indexálást és könnyű előkereshetőséget. A papíralapú példányok azonnali irattározásával a nyomtatott szerződések könnyen elérhetővé válnak. Ha fizikális dokumentumaidra már nincs szükséged, vagy lejárt az élettartamuk, bizalmas iratmegsemmisítési szolgáltatásunk igénybevételével búcsút mondhatsz nekik.
Milyen üzleti előnyeid származnak a digitális szerződéskezelésből?
Hatékonyságnövelés
Javuló kapcsolat a szerződő partnerekkel
Otthoni munkavégzés támogatása
Biztonságos szerződéskezelés
Helymegtakarítás és költségcsökkentés
Nincs előzetes beruházási költség
Contract Management - Szerződések kezelése
Tudj meg többet szolgáltatásunkról!
Ne aggódj a bonyolult üzleti integráció, vagy a nehéz átállás miatt
KAPCSOLÓDÓ SZOLGÁLTATÁSOK
Accounts Payable - Bejövő számlakezelés
Purchase Management - Beszerzési folyamatok kezelése
Digital Mailroom - Érkeztetés, iktatás
Electronic Signature - Elektonikus aláírási megoldás
LÉPJEN VELÜNK KAPCSOLATBA
Ügyfélszolgálatunk segít a lehető leggyorsabban megválaszolni kérdéseit, valamint bármikor kapcsolatba léphet velünk amikor Önnek megfelel.
LÉPJEN VELÜNK KAPCSOLATBA
Ügyfélszolgálatunk segít a lehető leggyorsabban megválaszolni kérdéseit, valamint bármikor kapcsolatba léphet velünk amikor Önnek megfelel.