ASIAKIRJOJEN SKANNAUS JA DIGITAALINEN ARKISTOINTI

Liiketoiminnan edistäminen digitalisoinnin ja automatisoinnin avulla.

Asiakirjojen skannauksella ja digitaalisella arkistoinnilla pystyt tehostamaan tiedonhallinnan kätevästi yhteen keskitettyyn paikkaan, josta helposti ja nopeasti löydät tarvitsemasi tiedot.

LUOTA DIGITAALISEN ARKISTOINNIN EDELLÄKÄVIJÄÄN

Yritykset käsittelevät päivittäin erityyppisiä asiakirjoja. Näitä voivat olla esimerkiksi sopimukset, laskut, kuitit ja potilastiedot, joista monet on lain mukaan säilytettävä tietyn ajan. Tästä seuraa paljon paperityötä, ja kaiken arkistointia varten tarvitaan fyysinen säilytyspaikka. Joskus sinun on lisäksi pystyttävä löytämään tietty asiakirja tai tietyntyyppinen tieto nopeasti, mikä voi olla haasteellista, mikäli yrityksesi asiakirjoja säilytetään eri paikoissa ja järjestelmissä, kuten pilvipalveluissa ja fyysisissä arkistoissa.

Meillä Iron Mountainilla on yli 20 vuoden kokemus tietojen skannaamisesta, indeksoinnista ja digitaalisesta tallentamisesta. Olemme alan johtava toimija, joka auttaa sinua kuromaan umpeen fyysisen ja digitaalisen tiedon välisen kuilun. Tarjoamme erityyppisiä skannauspalveluita tavanomaisista asiakirjoista suurkuviin ja piirustuksiin, sisältäen OCR (Optical Character Recognition)-tekstintunnistuksen ja indeksoinnin. Räätälöimme ratkaisumme yrityksesi tarpeiden mukaan aina huomioon ottaen lain edellyttämät vaatimukset, kuten GDPR-asetukset. Voit valita tarpeisiisi sopivan skannauspalvelun säännöllisestä, kuten viikottaisesta tai kuukausittaisesta skannauksesta arkistosi kertaluonteiseen skannaukseen. Voit jopa ohjata yritykseenne saapuvan fyysisen postin suoraan turvallisesti Iron Mountainille, jossa asiantuntijamme vastaanottavat, avaavat, lajittelevat ja skannaavat postinne.

Fyysisten asiakirjojen säilytykseen meillä Iron Mountainilla on useita turvallisia säilytysratkaisuja.

DIGITOINNIN HYÖDYT

Tehostetut arkistonhallinnan prosessit- Iron Mountainin digitaalisella arkistonhallinnalla säästät henkilöstösi resursseja ja pystyt vapauttamaan fyysistä säilytystilaa.
Tietojen turvallinen käsittely- Iron Mountainin asiantuntijoiden noudattaessa parhaita laatustandardeja ja käytäntöjä, asiakirjojen digitoinnin myötä myös tietojen katoamisen riski pienenee. Sähköiset tiedot pysyvät aina salattuina, olivat ne sitten säilössä arkistohotellissa tai siirrossa digitointikeskuksesta sähköiseen arkistoon. Vain yrityksenne valtuutetuilla henkilöillä on pääsy arkistoihin.
Nopea ja helppo tiedonhaku- Optisen tekstintunnistuksen (OCR) avulla asiakirjojenne sisällöstä on mahdollista kätevästi hakea tietoa tekstin tai indeksoinnin avulla. Toiminto on tarjolla useisiin tiedostotyyppeihin yli 50 kielellä.

KUINKA ARKISTOINNIN DIGITOINTI TOIMII

Huolehdimme asiakirjoista niiden koko elinkaaren ajan asiakirjojen skannauksesta ja digitaalisesta tallennuksesta fyysiseen säilytykseen ja hävittämiseen. Meiltä saat erilaisia arkistointipalveluja, kuten älykkään sisältöpalvelualustanIron Mountain InSightin.

Katso alta tarkemmin, miten voit saada paremman näkyvyyden tietoihin ja miten asiakirjojen skannausprosessi toimii.

Iron Mountainin luotettavien ja turvallisten asiakirjojen skannauspalveluiden avulla voit keskitetysti tarkastella tietojasi, vapauttaa arvokasta työtilaa ja helpottaa tietojesi käsittelyä ja käyttöä .

OMINAISUUDET JA EDUT

Asiakirjojen skannauspalvelun ja digitaalisen arkistopalvelun avulla voit

Vapauttaa tilaa

Hyödyntämällä Iron Mountainin skannauksen asiantuntijoita, prosesseja ja infrastruktuuria voit muuntaa arvokasta tilaa vievät fyysiset asiakirjat digitaaliseen muotoon.

Suojata tietonne turvallisesti

Sahkoiset tiedot pysyvat aina salattuina olivat ne sitten säilössä tai siirrossa digitointikeskuksesta sähköiseen arkistoon. Siirrot tehdään suojatun verkon kautta, ja tietoihin on pääsy vain omassa hallinnassasi olevien salausavainten kautta. Valtuutetut käyttäjät pääsevät käyttöoikeuksien perusteella käsiksi vain tarvitsemiinsa tietoihin.

Mahdollistaa keskitetyn ratkaisun*

Voit tuoda palveluun asiakirjoja muista kohteista, kuten pilvisäilöistä, dokumentinh hallintajärjestelmistä (ECM) tai verkkolevyiltä, jotta skannatut ja digitaalisesti tuotetut asiakirjat voidaan säilyttää samassa paikassa. Tämä parantaa niiden löydettävyyttä ja saavutettavuutta sekä helpottaa käyttöä.

Tehdä hakuja nopeasti*

Optisen tekstintunnistuksen (OCR) avulla asiakirjojenne sisällöstä on mahdollista hakea tekstin tai indeksoinnin avulla. Toiminto on tarjolla useisiin tiedostotyyppeihin yli 50 kielellä.

*saatavana InSight® Essential Edition -palvelussa