score-content-spot" >

De COVID-19 pandemie heeft de noodzaak van gedegen informatiebeheer (IB) voor het voetlicht gezet. Organisaties moesten ook in de crisis de privacy, veiligheid en transparantie van gevoelige gegevens waarborgen terwijl ze in onbekende wateren opereren. De piek in thuiswerken en virtuele vergaderingen maakt dit des te duidelijker.

"Bedrijven zijn door de pandemie meer dan ooit bezig met het in kaart brengen van de gezondheid van hun medewerkers. Sommige houden zelfs de gezondheid van hun klanten in de gaten. Daar zitten regels aan vast en die veranderen in deze tijd ook nog eens op regelmatige basis."

Rob Meulenberg, Business Development Manager bij Iron Mountain

Het meest gevoelige aspect van COVID-19 in verband met IB is het verzamelen van gezondheidsgerelateerde gegevens. Veel organisaties voeren gezondheidsonderzoeken uit van medewerkers, klanten en bezoekers - en volgen mogelijk zelfs hun bewegingen- om mogelijke besmettingsroutes te monitoren. Ondertussen zijn de mediabedrijven op zoek naar verhalen en data. Organisaties die gegevens delen met deze bedrijven, lopen het risico dat ze niet voldoen aan de GDPR laat staan dat ze de wetten op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer naleven.

Dat is nog niet alles. Regelgevende instanties en gegevensbeschermingsautoriteiten over de hele wereld voegen vaak richtlijnen toe aan bestaande regels en werken deze bij voor de behandeling van persoonlijke gegevens tijdens de pandemie.

IB-professionals spelen een centrale rol in de reactie van de organisatie op COVID-19. Hier zijn 10 praktijken die IB-professionals kunnen helpen om deze uitdagingen het hoofd te bieden.

1. Overleg met afdelingen als legal, HR, security, privacy, facilitair en health & safety om de de stappen die genomen worden te begrijpen. De IB-professional moet ervoor zorgen dat alle handelingen in overeenstemming zijn met de relevante privacywetgeving - die complexer kan zijn als de organisatie kantoren heeft op meerdere locaties en in meerdere landen.

2. Identificeer de middelen voor het verzamelen van gezondheidsgegevens, zoals apps, thermometers, papieren formulieren, laboratoria en screenings.

3. Identificeer de soort gegevens die worden verzameld. Dit omvat waarschijnlijk laboratoriumtestresultaten, antwoorden op vragenlijsten, temperatuurscans en meer.

4. Identificeer de persoonlijke informatie die wordt verzameld. Adviseer uw collega's om alleen de minimale hoeveelheid persoonlijk identificeerbare informatie te verzamelen, zoals bepaald door de GDPR.

5. Bepaal welke gegevens en/of dossiers kunnen worden gedeeld met GGZ en lokale overheidsinstellingen. Documenteer hoe de verzamelde gegevens worden beheerd.

6. Bekijk uw bestaande classificaties van dossiers of dossiertypes en stel vast wat het meest geschikt is voor deze nieuwe dossiers. Overweeg om nieuwe classificaties voor deze pandemische dossiers op te stellen met een unieke bewaarregel, zoals "crisistijd" plus een aantal jaren. Overweeg op basis van uw risicoprofiel hoe lang u bepaalde records moet bewaren, afhankelijk van hun classificatie of type. Zo kunnen bijvoorbeeld temperatuurscreeningen voor het doel COVID-19 waarschijnlijk worden beschouwd als tijdelijke gegevens. Medische dossiers voor werknemers zullen echter waarschijnlijk langere bewaartermijnen hebben.

7. Wees zo transparant mogelijk. Informeer alle werknemers en contractanten over de stappen die worden genomen, zoals het verzamelen van gegevens en de manier waarop deze worden behandeld, beschermd en gedeeld.

8. Verstrek soortgelijke informatie aan uw klanten, klanten en leveranciers.

9. Overweeg om COVID-gerelateerde gegevens automatisch te labelen, zodat ze gemakkelijker toegankelijk zijn als ze nodig zijn om de naleving ervan aan te tonen of om later een rechtszaak aan te spannen.

10. Bewaar de gegevens zoals vereist voor gebruik in analyses. Werk samen met IT om ervoor te zorgen dat de juiste keuzes worden gemaakt met betrekking tot het levenscyclusbeheer van deze COVID-gerelateerde gegevens.

Zakelijke uitdagingen

Informatie per branche

Digital Services

Asset Lifecycle Management

Veilige opslag

Cloudopslag en -migratie

Resources

Informatiebeheer ter bevordering van privacy, transparantie en compliance tijdens en na COVID-19

WIJ NEMEN BINNEN ÉÉN DAG CONTACT MET U OP

Hulpmiddelen